¿Qué Es una Carta de Instrucciones y Por Qué Es Importante?

Resumen

• La carta de instrucciones del remitente es un documento que detalla las especificaciones y requisitos de un envío de carga, facilitando su gestión por parte del transportista.
• No siempre es obligatoria, pero es útil para exportaciones, especialmente fuera de la UE y en países como EE.UU.
• Sirve para consolidar la información del envío y permitir que el transportista actúe en nombre del remitente.
• Rellenarla es sencillo, e incluye datos como información del exportador, transportista, características de la carga, y condiciones de transporte.

Uno de los documentos que puedes necesitar para organizar un transporte de carga o exportación de mercancías al extranjero es la carta de instrucciones del remitente. Sigue leyendo para descubrir cuándo es necesario este documento y cómo rellenarlo.

¿Qué es una carta de instrucciones del remitente?

Si tu negocio está empezando a expandirse internacionalmente, tarde o temprano alguno de tus envíos internacionales necesitará una carta de instrucciones del remitente al transportista.

La carta de instrucciones del remitente es un documento que se le proporciona al transportista (proveedor de logística que transporta las mercancías) por parte del remitente (persona o compañía que envía), en el cuál aparece información como las características y los requisitos de la carga, la persona de contacto para cualquiera pregunta relacionada con la carga o exportación en general, y el motivo de dicha exportación.

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¿Para qué sirve una carta de instrucciones del remitente?

Si bien no es un documento necesario el 100% de las veces, la carta de instrucciones al transportista tiene la siguiente finalidad:

• Tener toda la información en un mismo lugar. La carta de instrucciones facilita la labor al transportista, ya que contiene toda la información importante sobre el envío.
• Emisión de documentos de exportación. Si no estás familiarizado con los requisitos de exportación e importación, hacer una carta de instrucciones del remitente es la mejor manera de asegurarse de que el transportista tenga toda la información necesaria para emitir otros documentos de exportación, como el conocimiento de embarque y el extracto de información de exportación electrónica.
• Prueba de las instrucciones proporcionadas. Al proporcionar una carta de instrucciones al transportista, el remitente tiene una confirmación por escrito de que todas las especificaciones, requisitos y necesidades especiales relacionadas con su carga han sido comunicadas al transportista.
• Permitir al transportista actuar en nombre del remitente. Entregando la carta de instrucciones y poder notarial al transportista, este puede manejar el transporte de carga en nombre del remitente.

¿Quién debe rellenar la carta de instrucciones del remitente?

Como su propio nombre indica, el exportador o remitente es la persona que debe completar la carta de instrucciones y entregársela al transportista especializado en logística. Al rellenar la carta de instrucciones con los datos e instrucciones para exportación, el remitente puede asegurarse de que la carga va a ser manipulada y almacenada de forma adecuada durante el tránsito.

¿Es obligatoria la carta de instrucciones del remitente?

Por norma general, la carta de instrucciones no es obligatoria para la exportación, aunque eso depende de los países de origen y destino. Si bien en la mayoría de los casos no hace falta, en países como Estados Unidos sí se requiere una carta de instrucciones sea cual sea el tipo de exportación. Aunque no es necesario tener una carta de instrucciones del remitente, muchos deciden enviarla al transportista igualmente. De esta manera, el remitente permite que el transportista actúe como una figura autorizada y maneje el control de aduanas y la exportación. Por tanto, al rellenar y entregar una carta de instrucciones al transportista se le permite representar al exportador y supervisar todas las operaciones en su nombre.

¿Qué tipos de envío requieren una carta de instrucciones por parte del remitente?

Cualquier envío de exportación desde Estados Unidos requiere carta de instrucciones del remitente, sea transporte terrestre, marítimo o aéreo. Gracias a la carta de instrucciones para exportación, los transportistas pueden acceder a un archivo estandarizado con toda la información relevante que necesitan saber sobre un envío específico.

A su vez, la mayoría de servicios de transporte marítimo también requieren una carta de instrucciones del remitente. Esto se debe a que el buque se detiene en múltiples puertos durante el tránsito. Con la carta de instrucciones para exportación se puede garantizar que la carga permanezca segura y se maneje adecuadamente durante todo el proceso.

En los envíos dentro de la Unión Europea, la carta de instrucciones al transportista no suele ser necesaria ya que todos los países comparten las mismas reglas. No obstante, si vas a realizar un envío fuera de la UE, es posible que necesites este documento en algunas rutas, por tanto, conviene que revises las normas del país de destino.

¿Cómo rellenar la carta de instrucciones del remitente?

Rellenar la carta de instrucciones para exportación no es complicado ni te llevará mucho tiempo, puedes encontrar muchos modelos en Internet y solo tendrás que completar la información necesaria. Estos modelos te guiarán a través del proceso de emisión de una carta de instrucciones para exportación de acuerdo con la legislación correspondiente. En la mayoría de los modelos de la carta de instrucciones se te pedirá la siguiente información:

• Nombre e información de contacto del transportista;
• Nombre e información de contacto del exportador;
• Información sobre los productos a enviar;
• Lista de artículos que se envían;
• Peso, dimensiones y cantidad de cada artículo;
• Método de embalaje;
• Requisitos especiales sobre su manejo;
• Restricciones de importación (si las hubiese);
• Información sobre quién paga el transporte de carga;
• Tipo de transporte de carga (terrestre, aéreo, marítimo o ferroviario);
• Forma de envío (puede enviarse con otras cargas o deben ir por separado);
• Información sobre el seguro;
• Documentos que acompañan el envío;
• Instrucciones adicionales para el transportista.

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